Manual del expositor

Este manual es para la persona que va a manejar la información de su empresa en la expo. No necesitas saber nada de computación más allá de escribir un correo y subir una foto. Si algo aquí no coincide con lo que ves en tu pantalla, escríbenos: preferimos corregirlo a que pierdas la tarde.

1 · Qué es tu panel y qué ve el público

Hay dos cosas distintas y conviene no confundirlas:

Tu panel tiene cuatro secciones, y las ves en el menú del lado izquierdo (en el celular se abren desde el menú de arriba):

• Resumen · cómo va tu ficha, tu código QR y tus números del día.
• Mi ficha · todo lo que se publica de tu empresa.
• Prospectos · la gente que dejó sus datos para que la contactes.
• Estadísticas · cuánta gente vio tu página y qué hizo ahí.

2 · Entrar la primera vez

No te registras solo. Nosotros te damos de alta y te llega un correo que se llama Bienvenidos, con un botón para entrar.

1. Abre ese correo y toca el enlace. Se abre una pantalla que dice Crea tu contraseña.
2. Arriba aparece tu correo, y no se puede cambiar: tu acceso queda amarrado a ese correo. Si está mal escrito, avísanos antes de seguir.
3. Escribe una contraseña de al menos 8 caracteres y toca Crear mi acceso. El ojito de la derecha te deja verla mientras la escribes.
4. Listo. De ahí en adelante entras siempre por la misma dirección, la que termina en /panel, con tu correo y esa contraseña.

El enlace de la invitación dura siete días. Si ya venció, la pantalla te lo dice con todas sus letras y solo hay que pedirnos uno nuevo. No pasa nada, no se pierde nada.

3 · Si no puedes entrar o se te olvidó la contraseña

En la pantalla de acceso, debajo de la contraseña, hay un enlace que dice ¿Olvidaste tu contraseña?.

1. Primero escribe tu correo en el campo de arriba. Si lo dejas vacío, el sistema te pide que lo pongas: es de donde saca a quién mandarle el enlace.
2. Toca ¿Olvidaste tu contraseña?. Verás el aviso "Si tu correo está registrado, te enviamos un enlace para restablecer tu contraseña".
3. Abre ese correo y define una contraseña nueva. El enlace vence en una hora, así que hazlo en el momento; si se te pasa, vuelve a pedirlo.

Qué significan los mensajes que puede darte la pantalla de acceso:

4 · Mi ficha, campo por campo

Entra a Mi ficha. Arriba a la derecha siempre ves en qué estado está (borrador, pendiente o publicado). El formulario está partido en bloques, y los campos con asterisco rojo son los que no podemos publicar sin ellos.

Identidad

• Nombre de la empresa (obligatorio) · de 2 a 60 caracteres. Es el título de tu página.
• Tagline · una frase corta, hasta 70 caracteres, del tipo "Muebles de autor hechos en Yucatán". Va debajo de tu nombre.
• Categoría (obligatorio) · con esto te encuentran quienes filtran el catálogo.
• Color de marca · tiñe algunos detalles de tu página cuando no hay logo.

Descripción

• Descripción corta (obligatorio) · entre 40 y 180 caracteres. Es la que sale en el catálogo, debajo de tu nombre. Escríbela pensando en alguien que no te conoce y está decidiendo si camina hacia tu stand.
• Descripción larga · opcional, pero si la pones tiene que traer al menos 120 caracteres y no pasar de 900. O la escribes completa o la dejas vacía.

Cada campo con límite trae su contador a la derecha. Si el número se pone rojo, todavía no cabe o ya te pasaste.

Contacto (los dos son obligatorios)

• WhatsApp · el número al que quieres que te escriban. Se formatea solo mientras lo tecleas.
• Email · a este correo te llegan los avisos.

Redes y web

Opcionales, pero si las llenas tienen que ser enlaces completos: el sitio empieza con https://, el de Instagram tiene que ser una dirección de instagram.com y el de Facebook de facebook.com. Si no tienes sitio propio, tu Instagram cumple perfecto esa función: en tu página aparece como "Dónde verlos".

Qué se ve de todo esto en tu página

Tu página abre con tu logo, tu nombre y tu tagline, y debajo los botones de WhatsApp, Catálogo PDF, Cómo llegar (si ya tienes stand) y Compartir. Después vienen las secciones numeradas, y al final un formulario donde el visitante deja sus datos. Una regla importante: solo aparecen las secciones que tienen contenido. Si no subiste fotos, no hay sección de fotos, no queda un hueco.

5 · Tu página: historia, especialidades, equipo

En el bloque Tu página está lo que convierte una ficha en una presentación de tu empresa. Lo que escribas aquí se guarda para las próximas ediciones: no vas a tener que volver a contar tu historia el año que entra.

• Su historia · quiénes son y cómo empezaron. Deja una línea en blanco entre párrafo y párrafo.
• Ciudad y Desde el año · salen en el encabezado de tu página y dan confianza de un vistazo.
• Qué hacen · hasta 8 especialidades, cada una con título y una línea. Es lo que explica a qué te dedicas más allá de la categoría. El botón + Agregar abre una fila nueva; el bote de basura la quita.
• Su trabajo · tus fotos. Va en el punto siguiente.
• Quién atiende el stand · hasta 8 personas con nombre y puesto. Saber a quién van a encontrar baja la barrera de acercarse.

Al final hay un apartado que dice Solo para esta edición. Esos dos campos sí se borran cuando termina la expo, porque son de este evento:

• Horario de atención · cuándo hay alguien en tu stand.
• Qué traen de nuevo · lo que no había el año pasado. Sale resaltado arriba de tu página, con la etiqueta "Novedad en la expo".

6 · Fotos, logo y catálogo: qué tamaño sí sirve

Es donde más se atora la gente, así que aquí están los números exactos. Los pedimos por una razón concreta: una foto chica no se puede agrandar sin que se vea borrosa, y tu foto principal es la que aparece cuando alguien manda tu página por WhatsApp.

Fotos de tu trabajo

Puedes seleccionar varias a la vez. Mientras suben, el botón te va diciendo "Subiendo 2 de 5". Al terminar pueden pasar tres cosas, y no son lo mismo:

La primera foto lleva la etiqueta "Destacada": se ve al doble de tamaño y es la que aparece al compartir tu página. Con las flechitas de cada foto cambias el orden. Y en el campo de texto de abajo escribequé se ve en la foto: sirve para quien navega con lector de pantalla y también para que Google entienda tu página.

Logo

PNG, SVG o WebP, hasta 3 MB, y de preferencia con fondo transparente. En tu página el logo se acomoda completo dentro de una placa blanca, sin recortarse y sin deformarse. Si tienes el logo en SVG, usa ese: se ve nítido en cualquier tamaño.

Catálogo

Un PDF de hasta 20 MB. Cuando lo subes, en tu página aparece el botón Catálogo PDF y cada descarga se cuenta en tus estadísticas.

Subir un archivo no lo publica todavía: abajo del campo aparece "Archivo guardado. Guarda la ficha para publicarlo".

7 · Enviar a publicación y qué pasa después

Abajo a la derecha del formulario hay dos botones, y hacen cosas distintas:

Cómo funciona la revisión:

1. La primera vez siempre pasa por nosotros. Al enviarla, tu ficha queda como pendiente y en el Resumen ves el aviso "Tu ficha está en revisión". Te llega un correo de acuse.
2. Si la aprobamos, tu página queda visible para los visitantes y te avisamos por correo y por WhatsApp, con el enlace listo para compartir.
3. Si hay que ajustar algo, te la regresamos con la nota de qué corregir. Tu ficha vuelve a borrador, corriges y la vuelves a enviar.
4. Ya aprobada, se acabaron las esperas. De ahí en adelante todo lo que guardes se publica al instante, sin revisión.

Si al enviar hay algo mal capturado, no se manda: aparece el aviso "Hay campos por corregir" y los campos con problema se marcan en rojo, cada uno con su motivo.

En el Resumen hay una barra de Completitud de tu ficha con un porcentaje y la lista de lo que falta, y al lado de cada pendiente para qué te sirve resolverlo. No es un regaño: es el orden en que conviene atacarlo.

Si intentas salir de Mi ficha con cambios sin guardar, el panel te pregunta antes. Si te sale esa pregunta, casi siempre la respuesta buena es quedarte y guardar.

8 · Tu stand y tu código QR

El número de stand lo asigna la organización, no se captura desde tu panel. En cuanto te lo asignan (o te lo cambian) te llega un aviso, y el número empieza a salir en tu página y en el mapa del evento.

Tu código QR está en Resumen, en la tarjeta Tu código QR. Es un cuadro que, al escanearlo con la cámara del celular, abre tu página. Sirve para que alguien parado frente a tu stand se lleve tu información sin teclear nada, y para que tú sepas cuántos lo usaron.

• Descargar PNG · una imagen de 1024 píxeles. Es la que le pasas a tu imprenta o pegas en una presentación.
• Descargar SVG · la versión que se puede agrandar sin límite y sin pixelearse. Si vas a mandar hacer una lona, usa esta.
• Copiar · copia el enlace de tu página, para pegarlo en tu bio de Instagram o mandarlo por WhatsApp.

Dónde ponerlo, en orden de qué tanto funciona:

• A la altura de los ojos en tu stand, no en el piso ni en el techo.
• Del tamaño de una mano abierta o más. Un QR chiquito no lo lee un celular a un metro.
• En tus tarjetas de presentación y en tus fichas de producto.
• Sobre fondo claro y con espacio en blanco alrededor. No lo encimes con una foto ni le pases un logo encima.

Si te cambian de stand, el QR que ya mandaste imprimir sigue funcionando: lleva a tu página, y tu página siempre dice tu stand actual. No tienes que reimprimir nada.

9 · Tus prospectos y cómo contactarlos el mismo día

Cuando alguien llena el formulario de tu página, aparece en Prospectos. Si estás con el panel abierto, te salta un aviso en el momento, y además te mandamos un mensaje de WhatsApp. La prisa no es capricho: alguien que te escribió en el pasillo se acuerda de ti hoy, no el lunes.

La pantalla es un tablero con cuatro columnas: Nuevo, Contactado, Exitoso y Descartado. Cada persona es una tarjeta.

• Para mover a alguien de columna, arrastra su tarjeta. Si estás en el celular y no te deja arrastrar, usa el selector de abajo de la tarjeta que dice "Mover a:".
• Botón WhatsApp · abre la conversación con un mensaje ya escrito, con su nombre y lo que le interesó. Puedes editarlo antes de mandarlo. Al usarlo, la tarjeta pasa sola de Nuevo a Contactado, para que no pierdas la cuenta.
• Botón Notas · abre un espacio para escribir lo que quedaron ("le mando cotización el jueves"). Se guarda solo al salir del recuadro.
• Exportar CSV · te baja la lista completa en un archivo que abre en Excel, con nombre, teléfono, correo, interés, estado y tus notas. Es el respaldo para cuando termine la expo y también el plan B si se cae el internet del recinto.

En cada tarjeta ves de dónde salió esa persona: QR del stand, Directorio, Búsqueda o Ficha. Es información útil para el año que entra.

10 · Tus estadísticas

En Estadísticas ves cómo se está comportando tu página:

• Vistas totales · cuánta gente abrió tu página.
• Pico diario · tu mejor día.
• Clics a WhatsApp · cuántos tocaron el botón para escribirte.
• Descargas de catálogo · cuántos se llevaron tu PDF.

Debajo hay una gráfica de Vistas por día y un Desglose por métrica que ordena todo de mayor a menor. El botón Descargar reporte, arriba a la derecha, arma un resumen imprimible con esos números: sirve para enseñarle a tu equipo qué dejó la expo, y para guardarlo como PDF desde la ventana de impresión.

Si tocas Descargar reporte y no pasa nada, tu navegador bloqueó la ventana. Permite las ventanas emergentes de este sitio y vuelve a intentar.

11 · Los correos que vas a recibir

No mandamos publicidad. Cada correo responde a algo que pasó con tu ficha, y los recordatorios se apagan solos en cuanto la terminas.

Si tu correo rebota (buzón lleno, dirección mal escrita), dejamos de mandarte avisos hasta que se corrija el dato, para no seguirle escribiendo al vacío. Si de pronto dejaste de recibir todo, avísanos y lo revisamos.

12 · Si algo sale mal

No puedo entrar

• Verifica que estés usando el mismo correo al que te llegó la invitación. Tu acceso está amarrado a ese correo, no a otro de la empresa.
• Si dice "Correo o contraseña incorrectos", pide el enlace con ¿Olvidaste tu contraseña? en vez de seguir intentando.
• Si dice que no se pudo conectar con el servidor, es la red. Cámbiate de WiFi o usa los datos del celular.
• Si nunca creaste tu contraseña y el enlace de la invitación ya venció, pídenos uno nuevo. No pierdes nada de lo capturado.

No me llegó el correo

• Revisa la carpeta de correo no deseado y la pestaña de promociones.
• Busca por la palabra "Sitemap" en tu buzón, en lugar de buscarlo a mano.
• Si tu correo en la ficha está mal escrito, ningún aviso te va a llegar nunca. Corrígelo en Mi ficha, en el campo Email, y guarda.
• Escríbenos y te reenviamos el acceso a mano. Es de dos minutos.

Mi logo se ve mal

• Se ve con un cuadro blanco alrededor: el archivo trae fondo. Pide a quien te hizo el logo la versión PNG o SVG con fondo transparente.
• Se ve chico o borroso: es un archivo de baja resolución. El SVG es la mejor opción porque no tiene tamaño fijo.
• Se ve estirado: no debería pasar, tu logo se acomoda completo y respetando su forma. Si lo ves deformado, mándanos una captura, es un defecto nuestro y lo corregimos.
• No tengo logo en buena calidad: define tu Color de marca. Tu página se tiñe con él y las iniciales de tu empresa hacen las veces de logo, con dignidad.

Mi ficha no aparece publicada

• Revisa el estado arriba a la derecha en Mi ficha. Si dice borrador, todavía no la enviaste: falta tocar Enviar a publicación.
• Si dice pendiente, está con nosotros en revisión. Es la primera vez, es normal, y te avisamos en cuanto quede.
• Si el panel te muestra un aviso rojo de ficha suspendida, es por un saldo pendiente del servicio. Mientras siga así tu página no se ve y no te llegan prospectos. Se reactiva en cuanto se cubre.
• Si te dice que tu ficha está fuera del directorio en amarillo, la organización la puso en pausa. Lo que guardes se conserva, pero no se publica hasta que la reactiven.
• Si tu página se ve, pero le falta una sección: solo aparecen las secciones que tienen contenido. Sin fotos no hay galería, sin especialidades no hay "Qué hacemos".

Cambié de stand

• No hay nada que hacer de tu lado: lo actualiza la organización y tu página cambia sola.
• Te llega el aviso con el número nuevo, por correo y por WhatsApp.
• Tu QR impreso sigue sirviendo. Lleva a tu página, y tu página siempre dice el stand correcto.
• Si el número que ves no coincide con el que te dieron en el piso, escríbenos antes de imprimir nada más.

Guardé y no veo el cambio en mi página

• Si tu ficha todavía no fue aprobada la primera vez, los cambios esperan a la revisión.
• Si ya estaba aprobada, el cambio es inmediato: recarga tu página en el celular, a veces el navegador te enseña la copia que tenía guardada.

13 · Los días del evento

Lo que de verdad mueve la aguja durante la expo cabe en cinco cosas:

1. Ten tu QR impreso y visible desde el primer día. Es tu tarjeta de presentación que además cuenta cuánta gente la tomó.
2. Revisa Prospectos dos veces al día, a media mañana y antes de cerrar. Contactar el mismo día es la diferencia entre una venta y un "quién eras".
3. Contesta desde el botón de WhatsApp del panel: el mensaje ya viene con su nombre y lo que le interesó, y la tarjeta se mueve sola a Contactado.
4. Mantén al día tu horario de atención si cambia algo. La gente planea su recorrido con eso.
5. Al terminar, exporta tu lista desde Prospectos y descarga tu reporte desde Estadísticas. Ese par de archivos es lo que te vas a llevar de la expo.

En el recinto el internet se satura. El sitio del evento funciona sin señal para lo ya visitado, pero tu panel necesita conexión: si te falla, usa los datos de tu celular.

14 · A quién escribirle