Manual del panel de administración

1 · Cómo usar este manual

Este manual documenta el panel de administración de Sitemap, el que se abre en /admin y desde el que la organización opera la expo. El panel del expositor (/panel) tiene su propio manual.

Está ordenado por tarea, no por menú. Si es la primera vez, lo útil es leer del principio al capítulo 4 y volver después a la sección que toque. Si ya se conoce el panel, cada capítulo se puede leer suelto: todos tienen la misma forma.

• Para qué sirve, en dos frases.
• Cómo se hace, paso a paso, nombrando los botones tal como están escritos en pantalla.
• Red de seguridad: qué se puede deshacer, qué pide confirmación y qué pasa si falla la conexión.
• Errores típicos: lo que suele salir mal y lo que la sección no hace.

2 · Cómo entrar

Para qué sirve. El panel es privado: cada quien ve solo lo suyo. El acceso es por correo y contraseña, y el rol de la cuenta decide qué secciones aparecen.

Cómo se hace

1. Abrir /admin en el navegador del teléfono o de la computadora.
2. Escribir el Correo y la Contraseña. El ojo a la derecha del campo muestra u oculta lo que se escribe.
3. Tocar Entrar. Mientras verifica dice Entrando…

Si la contraseña se olvidó: escribir el correo en el campo de arriba y tocar ¿Olvidaste tu contraseña?. Llega un enlace para ponerla de nuevo. El aviso en pantalla es siempre el mismo ("Si tu correo está registrado, te enviamos un enlace…"): no confirma ni desmiente que ese correo exista, a propósito.

Los tres roles

Errores típicos

• "Correo o contraseña incorrectos." El dato no coincide. Ojo con el autocompletado del navegador, que a veces rellena la contraseña de otro sitio.
• "Tu correo aún no está confirmado." Falta abrir el enlace del correo de alta.
• "No pudimos conectar con el servidor." Es la red, no la contraseña. El intento se rinde a los 12 segundos en vez de dejar el botón girando para siempre.
• Al pie del formulario de desarrollo aparecen unos botones de Acceso rápido. Solo existen mientras se desarrolla; en el sitio publicado no están.

3 · Cómo está organizado el panel

Para qué sirve. Saber dónde está cada cosa antes de buscarla. Las secciones no están ordenadas por importancia teórica sino por con qué frecuencia se usan: arriba lo del pulso diario, abajo lo que se consulta de vez en cuando.

Los grupos del menú

Los grupos se pliegan y se despliegan, y el panel recuerda cómo quedaron para la próxima visita. La sección abierta se distingue por relleno sólido y por peso de letra, no solo por color.

La barra de arriba

• El nombre de la sección en la que se está.
• El selector de expo, cuando la cuenta administra más de una.
• El interruptor de tema claro y oscuro.
• El menú de la cuenta (el avatar), con Cambiar contraseña y Cerrar sesión.

La expo activa: la regla que evita el peor error

El panel administra varias expos. Casi todo lo que se ve cuelga de la expo activa, la que está elegida en el selector de la barra superior: el padrón, la moderación, el mapa, la agenda, la entrega de kits, la salud, las métricas y las categorías. Al cambiar de expo, todo eso se recarga.

En el teléfono

El menú se convierte en un cajón lateral y aparece una barra inferior con cinco celdas: Salud, Moderación, Mapa, Expositores y Más, que abre el resto. Moderación lleva un punto con el número de fichas pendientes. Los formularios se abren como hoja desde abajo. Está pensado para usarse caminando el piso de la expo, con una mano.

4 · El recorrido del primer día

Para qué sirve. Dejar una expo nueva en marcha. Son cuatro pasos y el panel los lleva contados: la tarjeta Primeros pasos de Salud del evento marca cada uno como listo con datos reales, no con palomitas manuales.

1. Preparar las categorías (capítulo 9). Es el paso cero que la tarjeta no cuenta, y sin él el siguiente falla: el CSV de alta masiva identifica la categoría de cada expositor por su slug, y un slug que no existe rechaza la fila. Si es una edición posterior, Traer de otra expo copia las categorías de la anterior.

2. Importar el padrón (capítulo 8). Descargar la plantilla, llenarla, subirla, revisar la validación fila por fila y tocar Importar. Todos entran como borrador: importar no publica a nadie.

3. Moderar (capítulo 6). La cola de aprobación enseña la preview de cada ficha. Se aprueba una por una o en lote. Aprobar es lo que pone una ficha en el sitio público.

4. Asignar stands (capítulo 10). Arrastrar cada expositor a su celda del plano, o tocar expositor y luego stand. Un expositor, un stand.

5. Publicar. El cuarto paso de la tarjeta es la comprobación: cuántas fichas quedaron publicadas y visibles. Los pasos Importar padrón y Publicar fichas conservan su botón después de marcarse listos ("Importar más", "Publicar más") porque se repiten durante toda la vida del evento.

Después de eso, el día a día es entrar a Salud del evento, atender lo que salga en "Necesita atención hoy" y volver a cerrar la pestaña.

5 · Salud del evento

Para qué sirve. Es la pantalla de inicio y el pulso del evento: cuánto falta para el cierre de contenido, qué hay que atender hoy y qué fichas están flojas. No se edita nada aquí; se decide a dónde ir.

Qué muestra, de arriba abajo

• Primeros pasos: los cuatro pasos del capítulo anterior con su progreso. Se pliega con Ocultar cuando el evento ya está encaminado.
• Necesita atención hoy: hasta cinco focos, cada uno un botón que lleva a donde se resuelve. Fichas esperando revisión, publicados sin stand, cotizaciones que vencen esta semana, tratos de más de 14 días sin moverse y correos que no salieron.
• La cuenta regresiva: el cierre de contenido como dato protagonista (es la fecha accionable: después de esa, lo que no esté no sale) y la apertura de puertas como dato secundario.
• Cuatro indicadores: Expositores, Publicados, Por moderar y Salud global. Los tres primeros llevan a su vista ya filtrada.
• Completitud de fichas: el promedio del padrón con su banda (Saludable 80% o más, Incompleta 50 a 79%, Crítica menos de 50%). La meta es 80%.
• Distribución por estado y Alertas por atender, estas últimas separadas en "Críticas · resolver primero" y "Por atender".

Cómo se hace: resolver una alerta

1. Bajar a Alertas por atender.
2. Tocar el botón de la derecha de la alerta: Completar ficha, Revisar, Agregar WhatsApp o Agregar email.
3. Si es de moderación, el panel salta a la cola. En los demás casos abre la ficha en edición, y en el caso del correo abre además con el cursor puesto en ese campo.
4. Al terminar, el aviso Editando desde Salud ofrece Volver a Salud.

Red de seguridad

Ninguna hace falta: esta pantalla solo lee y navega. Nada de lo que se toque aquí cambia un dato.

Errores típicos

• Una empresa puede aparecer varias veces en las alertas: las alertas son por problema, no por ficha, así que quien no tiene correo ni WhatsApp y va al 30% sale tres veces.
• Si falla la lectura de datos, la pantalla no lo dice: un problema de red se ve igual que "no hay nada pendiente". Ante números que no cuadran con lo que se sabe del evento, recargar antes de sacar conclusiones.
• La completitud se calcula sobre una lista fija de campos de la ficha; no es configurable por evento.
• La cuenta regresiva se refresca cada minuto, no al segundo.

6 · Moderación

Para qué sirve. La cola de aprobación. Aquí se revisa la preview de cada ficha antes de que salga al público y se decide si se aprueba, se regresa o se oculta. Aprobar es lo que publica.

Qué muestra

Una fila de filtros con conteo (Pendientes · Publicadas · Ocultas · Borradores · Bloqueadas · Todas), que abre en Pendientes, y una rejilla de tarjetas. Cada tarjeta trae el nombre, la categoría, la dirección de su página, la descripción y seis marcas de completitud: Tagline, Descripción, Logo, WhatsApp, Web, Redes, con palomita o cruz. Eso es lo que hay que mirar para decidir.

Cómo se hace

Una por una

1. Leer la tarjeta y sus seis marcas.
2. Tocar Aprobar (la ficha se publica) o Rechazar (vuelve a borrador para que el expositor la corrija).
3. Una ficha ya publicada ofrece Ocultar; una oculta, Mostrar.

En lote

1. Marcar las tarjetas con su casilla, o usar Seleccionar todo (marca solo las visibles del filtro actual).
2. En la barra oscura que aparece abajo, tocar Aprobar u Ocultar.
3. Aparece el aviso "N fichas aprobadas" con Deshacer.

Red de seguridad

• Deshacer en el aviso inferior, disponible 6 segundos. Restaura el estado que tenía cada ficha del lote.
• Si alguna ficha del lote no se pudo cambiar, aparece un aviso rojo diciendo cuántas fueron.
• Aprobar y ocultar no piden confirmación: son reversibles y confirmarlas sería estorbo. Las que sí confirman (eliminar, bloquear) viven en Expositores.

Errores típicos

• Cambiar de filtro no limpia la selección. Se pueden acumular fichas de estados distintos sin darse cuenta y aplicarles la misma acción. Ante la duda, Limpiar.
• Rechazar no pide motivo todavía. El correo de "su ficha necesita ajustes" contempla una nota, pero esta pantalla no la captura: hoy conviene avisar aparte por Comunicados.
• El aviso de "N fichas aprobadas" sale aunque la escritura haya fallado. El fallo se ve en la banda roja de arriba, no en el aviso: si aparece esa banda, el número del aviso no es de fiar.
• No hay buscador aquí, solo filtro por estado. Para buscar por nombre, Expositores.
• Con el filtro Todas y un padrón grande se pintan todas las tarjetas de golpe; en un teléfono va lento.

7 · Expositores

Para qué sirve. El padrón completo de la expo activa: buscar, filtrar, editar cualquier ficha, dar de alta a alguien a mano y moderar en lote. Es la sección a la que se vuelve cuando la pregunta empieza con "¿y esta empresa…?".

Qué muestra

• Dos pestañas: Activos y Eliminados.
• Buscador por nombre o por dirección de la página.
• Chips de estado con conteo (solo aparecen los estados que existen) y chips de Relación: Todo el padrón, Clientes, No clientes.
• Tabla con Empresa, Categoría, Relación, Estado y acciones. En el teléfono, la misma información en tarjetas apiladas.
• Las columnas Empresa, Categoría y Estado se ordenan tocando su encabezado.
• Quien optó por no recibir avisos lleva la marca No recibe avisos junto a su nombre.

Cómo se hace

Editar una ficha

1. Tocar el icono Editar de la fila. Se abre un panel lateral (hoja inferior en el teléfono).
2. Cambiar lo que haga falta: nombre, dirección de la página, categoría, WhatsApp, correo, tagline y descripción corta, más la casilla Acepta recibir comunicados.
3. Tocar Guardar cambios. Solo viaja lo que se tocó.

Dar de alta a alguien a mano

1. + Nuevo expositor.
2. Escribir el Nombre de la empresa. En cuanto tiene dos letras aparece la Dirección de su página, propuesta sola y corta, con sugerencias alternativas y marcando las que ya están ocupadas.
3. Categoría, WhatsApp y correo son opcionales aquí; el expositor completa el resto.
4. Crear expositor. Nace como borrador: alta no es publicación.

Acciones de moderación

En la fila: Aprobar (si está pendiente), Editar y Ocultar o Mostrar. En el menú ⋯: Vista previa, Bloquear o Desbloquear y Eliminar. Con varias filas marcadas, la barra ofrece Aprobar, Ocultar, Bloquear y Eliminar.

Sacar la lista

Exportar CSV descarga el padrón con Empresa, Categoría, Estado, Correo, WhatsApp y dirección;Imprimir lo saca en papel. Los dos respetan la búsqueda y los filtros activos: lo que se ve es lo que sale.

Red de seguridad

• Eliminar no borra. La ficha se va a la pestaña Eliminados con su fecha y vuelve con Restaurar.
• Eliminar y bloquear piden confirmación, con el nombre de la empresa en la pregunta y la consecuencia escrita. Escape cancela.
• Deshacer de 6 segundos en las acciones de lote y en eliminar.
• Si se cierra el panel con cambios sin guardar, pregunta ¿Descartar cambios? y ofrece Seguir editando.
• Si otra persona guardó esa misma ficha mientras estaba abierta, no se pisa: sale un aviso ámbar que dice desde cuándo es la otra versión y qué campos cambiaron, con tres salidas: Ver los datos actuales, Guardar de todos modos y Seguir editando.
• Cambiar la dirección no rompe lo impreso: la anterior se guarda y el sitio la sigue publicando como redirección.

Errores típicos

• Las acciones de fila no tienen Deshacer (solo las de lote). Aprobar de un toque en la fila equivocada se corrige volviendo a cambiar el estado a mano.
• Deshacer un ocultamiento deja la ficha publicada, aunque antes fuera borrador o estuviera pendiente. Lo mismo al desbloquear. Conviene revisar el estado después de deshacer.
• El buscador distingue acentos: "silleria" no encuentra a "La Sillería". Escribir el acento, o buscar un trozo sin él.
• La lista de categorías del formulario todavía no lee las categorías reales del evento, así que puede ofrecer nombres que no coinciden con los de la sección Categorías.

8 · Alta masiva

Para qué sirve. Cargar el padrón entero de una expo desde un archivo CSV, con la validación a la vista antes de escribir nada. Es el camino normal para arrancar; el alta de Expositores es para los que llegan después.

El archivo

Seis columnas, con encabezado, en UTF-8. El orden no importa porque cada columna se busca por su nombre, pero la plantilla las trae en este:

Descargar plantilla genera el archivo con el encabezado y una fila de ejemplo. Es el punto de partida recomendado: evita discutir con el separador y con la codificación.

Cómo se hace

1. Descargar plantilla y llenarla, o preparar el CSV con esas columnas.
2. Arrastrar el archivo a la caja, o tocar Arrastra o elige un archivo. La validación corre sola: no hay botón de validar.
3. Revisar la tabla de la derecha. Cada fila sale marcada como OK, Aviso o Error, con el motivo escrito. El contador de arriba resume: N ok · N con aviso · N con error.
4. Corregir el archivo y volver a subirlo tantas veces como haga falta. Nada se ha escrito todavía.
5. Tocar Importar N. Los válidos entran como borrador.
6. Si hay correos, tocar Enviar accesos a N para que cada expositor reciba su enlace de entrada al panel.

Qué rechaza y qué solo avisa

Errores (la fila no se importa):

• Falta el nombre de la empresa.
• Falta la categoría, o la categoría no existe en esta expo.
• WhatsApp con formato imposible.
• Correo con formato imposible.
• El mismo nombre repetido dentro del archivo. Se marcan todas las repeticiones, así que ninguna entra: hay que dejar una sola fila.

Avisos (la fila sí se importa):

• Ya existe alguien con ese nombre en el padrón.
• Sin correo: se crea sin invitación y va a generar una alerta en Salud.

Red de seguridad

• Nada se escribe hasta tocar Importar. Toda la validación es previa y visible.
• Deshacer importación borra el lote recién creado.
• Entran como borrador: la importación nunca salta la moderación.
• La invitación y el correo se reportan por separado: nunca dice "invitado" si el correo no salió. Si algunos fallan, los nombra y recuerda que el enlace existe y se puede copiar desde Usuarios.

Errores típicos

• No hay confirmación antes de importar. Un toque en Importar escribe. La red es el Deshacer, no un diálogo: revisar la tabla antes.
• Si la base rechaza el lote, el mensaje engaña: dice "0 expositores creados · N omitidos por error", que se lee como un problema del CSV cuando puede ser de conexión o de permisos. Si el archivo se veía todo en verde y aun así no entró nada, no es el archivo.
• El aviso de nombre duplicado en el padrón no es de fiar todavía: se compara contra una lista de ejemplo, no contra el padrón real. El duplicado se detecta bien dentro del archivo; contra la base, revisar a mano en Expositores.
• Si se cambió de expo sin recargar, la lista de Categorías válidas puede seguir siendo la de la expo anterior mientras el alta ya escribe en la nueva. Recargar la página después de cambiar de expo.
• El aviso de WhatsApp pide "10 dígitos con lada", pero acepta hasta 13 (números con prefijo de país).
• Esta sección no manda nada por WhatsApp. Los accesos salen por correo.

9 · Categorías

Para qué sirve. La lista cerrada de categorías con la que se clasifica a los expositores de esta expo. Es lo primero que hay que dejar listo, porque el CSV de alta masiva las identifica por su slug y el directorio público filtra por ellas.

Cómo se hace

1. Crear: escribir el nombre en Nueva categoría y tocar Agregar (o Enter). El slug lo genera el sistema.
2. Renombrar: Editar en el renglón, cambiar el nombre, Guardar. Enter guarda, Escape cancela.
3. Reordenar: Subir y Bajar. Ese es el orden en que se ven en el sitio público.
4. Eliminar: el botón rojo, que pide confirmación diciendo cuántos expositores la usan.

Copiar de una edición pasada

La tarjeta Traer de otra expo copia el andamiaje de otra feria para no rehacerlo: Categorías, Configuración y marca y Estructura de la agenda (las sesiones se recorren solas a las fechas de esta expo). Se elige el origen en Copiar desde y se toca Copiar a esta expo.

No copia expositores, prospectos, métricas, pagos ni el plano. Cada recinto es distinto y cada padrón es del año que es.

Red de seguridad

• Eliminar confirma con el impacto contado: dice cuántos expositores usan esa categoría, y avisa que no se elimina a nadie, solo quedan sin categoría y se reasignan después.
• Los errores de cada operación se muestran arriba, en una banda con el motivo.

Errores típicos

• Nada de esto tiene Deshacer. Ni eliminar, ni renombrar, ni reordenar, ni copiar de otra expo. Lo que hay es la confirmación del borrado.
• Copiar de otra expo no pide confirmación y escribe categorías, marca y agenda en la expo activa. Comprobar el selector de expo antes de tocarlo.
• El slug no se puede cambiar después. Renombrar cambia lo que se lee, no la clave que usa el CSV. Si el slug tiene que ser otro, la categoría se crea de nuevo.
• Se puede guardar un nombre vacío al editar. Si un renglón aparece sin nombre, es eso.
• Un nombre repetido no se avisa en pantalla: depende de que la base lo rechace.
• Si se estaba editando un nombre y se cambia de expo, la edición se pierde sin avisar.

10 · Mapa

Para qué sirve. Poner a cada expositor en su stand sobre el plano real del recinto. Un expositor, un stand. Es lo que hace que el mapa del visitante deje de estar vacío y que los QR impresos lleven a alguien.

Qué muestra

El plano con los stands teñidos por el estado de la ficha de quien lo ocupa (publicado, pendiente, borrador, oculto, bloqueado) y los libres en gris. El botón Ocupación cambia a la lectura simple de ocupado contra libre. Arriba, cuántos stands hay asignados de cuántos y el enlace Imprimir lista. A la derecha, dos pestañas: Asignar y Detalle.

Cómo se hace: asignar un stand

Hay cuatro caminos y todos terminan en lo mismo. El que sirve depende de si se está en escritorio o con el teléfono en la mano.

1. Arrastrando. Tomar al expositor de la lista de la derecha y soltarlo sobre su celda del plano.

2. Tocar y tocar. Tocar al expositor en la lista (aparece arriba el aviso "Asignando…") y luego tocar la celda. Es el camino del teléfono.

3. Por número. Con el expositor ya elegido, teclear el número en el buscador, moverse con las flechas y confirmar con Enter. Es el camino más rápido cuando se tiene la lista de asignación en papel.

4. Al revés. Tocar un stand vacío del plano: se abre Asignar a stand N con el buscador de expositores.

Para quitar a alguien de su stand: el bote de basura en su renglón de la lista, o la pestaña Detalle y Liberar stand.

El zoom

Botones de Acercar, Alejar y Restablecer zoom (abajo a la derecha en el teléfono, arriba en escritorio). Con dos dedos se hace pellizco. Con la rueda del ratón hay que mantener Ctrl o Cmd: sin eso la rueda hace scroll normal, para no perder el sitio al bajar por la página.

Red de seguridad

Esta sección es la que más tiene, porque un stand mal asignado se descubre el día del montaje.

• Soltar fuera de una celda no hace nada. Un arrastre torpe nunca deja a nadie sin stand.
• Reasignar sobre un stand ocupado pregunta primero, diciendo quién lo ocupa, y ofrece Intercambiar stands (los dos conservan uno) o Reemplazar (el otro queda sin stand).
• Deshacer de 6 segundos en cada movimiento, y el deshacer también se guarda en la base, no solo en pantalla.
• Si no se pudo guardar, el cambio se revierte en pantalla y aparece Reintentar: nunca queda una asignación que se ve pero no existe.
• Si otra persona movió ese stand mientras tanto, no se pisa: se avisa y se recarga el mapa para ver cómo quedó.
• Imprimir lista saca la tabla de stand, empresa y categoría. El papel es el plan B del WiFi del recinto.

Errores típicos

• Liberar un stand no pide confirmación (sí tiene Deshacer). Cuidado con el bote de basura del renglón.
• Si el plano no cargó, el mapa queda en blanco sin decir por qué, y el contador de arriba puede seguir mostrando un total. Si no se ve el plano, recargar; si sigue vacío, el plano de esa expo no está importado (se importa al crear la expo, capítulo 18).
• El buscador del mapa solo acepta números de stand, no nombres de empresa.
• A zoom bajo los stands chicos no muestran su número: hay que acercarse.
• El aviso ámbar de "N expositores sin stand" es el que hay que dejar en cero antes del evento.

11 · Entrega de kits

Para qué sirve. Llevar el control de a quién ya se le entregó su kit de Sitemap: el QR impreso de su stand y sus instrucciones de acceso. Contesta una sola pregunta, ¿a quién le falta?, y por eso abre filtrada en "Por entregar".

Cómo se hace

1. Buscar por empresa o por número de stand, o dejar el filtro Por entregar.
2. Tocar Entregar kit en el renglón.
3. Escribir quién lo recibió (opcional, pero es lo que resuelve un "a mí nunca me lo dieron") y una nota si hace falta.
4. Tocar Registrar entrega. Queda el nombre y la hora.

Después, cada renglón entregado ofrece Editar (para corregir el nombre o agregar una nota, sin mover la fecha original) y Deshacer. Descargar lista saca el CSV completo con estado, quién recibió y fecha.

Red de seguridad

• Se registra un nombre y una hora, no un palomeo. El día del evento la discusión nunca es "¿está marcado?", es "a mí nunca me lo dieron", y eso lo cierra un nombre.
• Editar no reescribe la fecha de la entrega original.
• Si no se pudo guardar, el renglón vuelve a como estaba y lo dice, en vez de dejar una entrega falsa.
• Cada cambio queda en la Bitácora.

Errores típicos

• Deshacer no pide confirmación y borra la nota y el nombre de quien recibió. Solo queda el rastro en la bitácora.
• Entre los pendientes salen primero los que ya tienen stand: son a los que se puede ir a buscar hoy. Quien no tiene stand se marca como tal porque no está en el piso.
• La búsqueda por número es por coincidencia de texto: buscar "1" trae el 1, el 12, el 21 y el 100.
• Si falla la lectura de los stands, todos aparecen con guion y "aún sin stand asignado" sin avisar. Recargar antes de creerlo.

12 · Comunicados

Para qué sirve. Escribirle a los expositores: la bienvenida, los recordatorios de contenido, la logística de la víspera, el reporte del cierre. Tiene doce plantillas por etapa de la expo y la posibilidad de escribir un mensaje propio.

Las cuatro bandejas

Cómo se hace: mandar un comunicado

1. Elegir la plantilla en la columna izquierda, agrupadas por etapa (Activación, Recordatorios de contenido, Logística, Durante el evento, Cierre y renovación), o Mensaje personalizado. Cada plantilla trae ya su canal sugerido. Si ya había texto escrito, pregunta antes de reemplazarlo.

2. Elegir a quién. Hay dos modos y son excluyentes: escribir nombres en Para (quedan como etiquetas) o tocar uno de los cuatro segmentos: Todos los expositores, Pendientes de moderación, Rezagados (ficha incompleta) y Publicados. Cada segmento muestra su número. Si hay al menos un nombre puesto a mano, el segmento se ignora, y la pantalla lo dice.

3. Elegir el canal: WhatsApp, Email o Ambos. Debajo aparece cuántas personas no tienen ese dato y quedarían fuera.

4. Escribir o ajustar el mensaje. Se pueden usar las variables {empresa}, {stand}, {porcentaje} y {link}.

5. Mirar la Vista previa resuelta. Muestra el mensaje ya con los datos de un destinatario real, y avisa qué variables quedarían vacías para algunas personas. Es el paso que evita mandar "Hola , tu stand es ".

6. Revisar y enviar. Se abre la confirmación con el alcance exacto: a cuántos, de qué segmento y por qué canal, con la advertencia de que son correos reales y no se pueden retirar. En envíos amplios hay que marcar además una casilla de revisión.

7. Leer el resultado. Dice cuántos salieron, cuántos fallaron y por qué, uno por uno. Desde ahí se va al Historial o se redacta otro.

A quién NO se le envía, y por qué se dice

Antes de enviar, la pantalla enumera las exclusiones. No son errores: son reglas cumpliéndose.

• Quien pidió no recibir avisos. Cada expositor tiene su consentimiento y se respeta sin excepción. Toda plantilla lleva además la línea de baja al pie.
• Quien tiene el correo rebotado. Insistir sobre un buzón muerto quema la reputación del dominio y manda al spam los correos del resto. Se corrige el correo en su ficha y se quita la marca.
• Quien solo tiene WhatsApp, porque WhatsApp todavía no tiene salida.

Red de seguridad

• Confirmación obligatoria con el número exacto de correos y la frase de que no se pueden retirar.
• Casilla extra de revisión cuando el envío es al segmento de todos.
• El botón de enviar se deshabilita con el motivo a la vista: sin mensaje, sin destinatarios, sin nadie con ese canal.
• Marcar un correo como rebotado pide el motivo y explica la consecuencia.
• No hay Deshacer de un envío. Un correo que salió, salió. Por eso la confirmación es tan explícita.

Errores típicos

• Creer que el segmento aplica cuando hay nombres puestos a mano. No aplica. La etiqueta de arriba dice en qué modo se está: leerla antes de confirmar.
• El rebote se marca a mano desde el Historial: todavía no llega solo del proveedor.
• En la vista previa, el número de stand se resuelve contra datos de ejemplo. El envío real sí usa el dato bueno, pero la previa puede enseñar un stand que no es.
• Las bandejas Enviados y Recibidos son demostración; el botón de responder no hace nada y lo dice.

13 · Automatización

Para qué sirve. Ver el mapa completo de la comunicación automática con el expositor: qué correo sale, qué lo dispara, con qué condición y con qué datos. Aquí no se envía nada; se consulta y se configura.

Las dos capas

• Onboarding: la cadena de cuatro pasos que arranca en el alta y guía al expositor a dejar su ficha lista (alta, +1 día, +4 días, +8 días). Del segundo en adelante solo salen si la ficha sigue por debajo del 80%: si ya terminó, la cadena se apaga sola.
• Transaccionales: ocho correos que responden a un "¿qué pasa si…?" concreto. Enviaron su ficha, se la aprobaron, necesita ajustes, les asignaron stand, recibieron un prospecto, se acerca el cierre de contenido, es la víspera del evento, pidieron restablecer su contraseña.

Cómo se hace

1. Elegir la capa, Onboarding o Transaccionales.
2. Localizar el correo. Cada tarjeta dice su objetivo, qué lo dispara, su condición, su canal, su asunto y los datos que inserta, con la fuente de cada dato.
3. Vista previa abre el correo tal como se ve en la bandeja de quien lo recibe.
4. Editar abre el asunto, la introducción, el cierre, el texto del botón y, si aplica, la versión de WhatsApp.

14 · Agenda

Para qué sirve. Las conferencias y talleres del evento, que son los que salen en la agenda pública del sitio y en el calendario que el visitante se descarga al teléfono.

Cómo se hace

1. + Nueva sesión.
2. Llenar el Título (obligatorio), y si se tienen, Ponente y Sala.
3. Elegir Tipo (Conferencia o Taller) y Estado (Borrador, Tentativa, Confirmada, Cancelada).
4. Poner Inicia con fecha y hora (obligatorio) y Termina. Debajo del campo, la fecha se repite en palabras, para cachar un mes tecleado de más.
5. Agregar la Descripción y tocar Crear sesión.

Las sesiones se agrupan por día. Cada renglón se edita o se elimina con los botones de la derecha.

Red de seguridad

• La hora de fin tiene que ser posterior al inicio, y no deja guardar si no lo es.
• Choque de sala: avisa pero no bloquea. Si otra sesión ya ocupa esa sala a esa hora, lo dice con el nombre de la otra sesión y deja guardar de todos modos, porque a veces el choque es a propósito mientras se acomoda el programa.
• Eliminar pide confirmación y deja Deshacer unos segundos.
• Si el borrado falla, la sesión vuelve a la lista y se avisa.

Errores típicos

• La sala es texto libre: "Deco Talks" y "Sala A" no se validan contra ninguna lista, así que un choque solo se detecta si el nombre está escrito igual.
• No se valida que la sesión caiga dentro de las fechas del evento.
• No hay buscador ni filtros en esta sección.

15 · Bitácora

Para qué sirve. El registro permanente de quién hizo qué y cuándo, con el antes y el después de cada cambio. Se escribe sola y no se puede modificar. Es a donde se viene cuando alguien pregunta "¿quién cambió esto?".

Cómo se hace

1. Filtrar por Buscar (usuario, empresa o registro), Usuario, Acción, Sección y el rango Desde y Hasta.
2. Los filtros activos quedan como etiquetas quitables, con Limpiar todo al lado.
3. Leer los renglones, agrupados en Hoy, Ayer, Esta semana y Anteriores. Cada uno enseña el cambio campo por campo.
4. Exportar CSV baja exactamente lo que está filtrado, no todo.
5. Cargar más trae los siguientes veinte.

Cómo está escrita

• En lenguaje humano. Los identificadores se resuelven a nombres de empresa y las horas se muestran en hora local, no en el formato técnico.
• Los datos personales se protegen: correos, teléfonos y contraseñas aparecen como "dato protegido". La bitácora dice que algo cambió, no revela el dato.
• Los campos técnicos quedan fuera del comparativo para que se lea el cambio real y no el ruido.

Errores típicos

• La bitácora es de toda la plataforma, no de la expo activa. Es a propósito, pero conviene tenerlo presente al leer.
• Cuando dice "Eliminó este registro de forma permanente", en el padrón no es permanente: la ficha está en la pestaña Eliminados y se restaura.
• Las sesiones de soporte ("Ver como") todavía no se guardan aquí de forma permanente; se ven en la pantalla pero se pierden al recargar.
• Solo se puede saltar al objeto afectado cuando es un expositor.

16 · Tráfico y prospectos

Para qué sirve. Ver el tamaño del interés que generó el evento: cuántas fichas se vieron, cuántos clics a contacto hubo y cuántos prospectos se captaron. Es la sección que sostiene la conversación de renovación con un expositor.

Qué muestra

• Cuatro indicadores: Vistas, Clics a contacto, Prospectos y Conversión.
• Embudo de conversión: de vistas a clics a prospectos, con el porcentaje de caída en cada paso.
• Categorías más representadas y Vistas por día.
• Horas pico y Stands más visitados.

Errores típicos

• No hay filtro por rango de fechas, ni comparación entre ediciones, ni exportación desde esta pantalla.
• Si el plano no carga, la tarjeta del mapa de calor simplemente desaparece, sin mensaje.

17 · Configuración

Para qué sirve. Los datos del evento que alimentan todo lo demás: el nombre que aparece en los correos, las fechas de la cuenta regresiva, la sede y el cierre de contenido.

Cómo se hace

1. Ajustar Nombre del evento, Fecha de inicio y Fecha de fin.
2. Poner la Hora de apertura y la Fecha límite de contenido. Después de esa fecha los expositores ya no pueden editar su ficha: es la que manda la cuenta regresiva de Salud y la que dispara los correos de última llamada.
3. Escribir la Sede.
4. Guardar cambios.

Red de seguridad

• El nombre no puede quedar vacío y la fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio: el botón no deja guardar.
• Al guardar bien, lo confirma diciendo que el panel, la home y los correos ya usan esos datos.

Errores típicos

• No hay aviso al salir sin guardar. Si se cambia algo y se navega a otra sección, se pierde.
• No se valida que el cierre de contenido caiga antes del evento: una fecha límite posterior a la apertura pasa sin protesta.
• Aquí no se cambian el logotipo ni los colores del evento; esos viven en la marca de la expo.

18 · Expos, usuarios y plataforma

Para qué sirve. Este grupo lo ve solo quien administra Sitemap, no el organizador de una expo. Son las secciones que gobiernan la plataforma entera.

Expos

Las ferias de la plataforma. Se crea una nueva con Nueva expo, que abre un recorrido guiado: la expo se crea al terminar el primer paso, no al final, y los pasos que siguen (importar el plano del recinto desde un SVG, copiar las categorías de otra edición) son opcionales y lo dicen.

• Ver esta expo en el panel cambia la expo activa de todo el panel.
• Fase del evento cambia el momento en el que está la feria.
• Posponer pide las fechas nuevas y un motivo obligatorio (lo leen el organizador y los expositores), y antes de confirmar dice cuántas sesiones de agenda se recorren y cuántos días.
• Cancelar evento también exige motivo. La expo sigue visible, con el motivo a la vista.
• Archivar pregunta primero diciendo cuántas fichas se apagan y cuánto queda por cobrar. No borra nada: se restaura desde la pestaña Archivadas. Archivar no cancela el saldo pendiente.

Usuarios

Quién entra al panel, con qué rol y a qué expo. No se crean cuentas desde aquí ni se escriben contraseñas de nadie: se manda una invitación y la persona elige su contraseña al registrarse.

1. Invitar, escribir el correo y elegir el rol. Un organizador siempre administra una expo, así que hay que decir cuál.
2. Crear invitación. Sale un enlace que vence en 7 días.
3. Copiar enlace y mandárselo a la persona. El correo no sale solo desde aquí.
4. Cuando esa persona abra el enlace y se registre con ese mismo correo, su acceso queda listo y aparece en la lista de arriba.

Quitar acceso pide confirmación y es reversible: no borra la cuenta ni el histórico, y se devuelve con Devolver acceso. Una invitación vencida se renueva por 7 días más. Nadie puede quitarse el acceso a sí mismo.

Ver como (modo soporte)

Desde el menú ⋯ de una fila de Expositores se puede ver el panel de ese expositor en solo lectura: su ficha, sus prospectos y sus métricas, para ayudarle por teléfono sin pedirle su contraseña. Una barra ámbar fija arriba avisa de quién es el panel que se está viendo y cuánto tiempo lleva la sesión, con la salida siempre visible. No se puede editar nada ni actuar en su nombre. La apertura se registra antes de mostrar nada: si el registro falla, la vista no se abre.

Las otras secciones de plataforma

• Prospectos de la plataforma: todos los prospectos de todas las expos en una lista, con filtros y exportación a CSV. Quien no dio consentimiento para ser contactado se marca y queda fuera del CSV.
• Conexiones: qué categorías concentran el interés y quién enlazó con quién.
• Datos personales: el registro de las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición, con el plazo legal de 20 días a la vista y alerta cuando alguna se vence. Permite exportar todo lo que se tiene de una persona, o borrarlo. El borrado exige escribir la palabra de confirmación y no se puede deshacer: solo queda la constancia en la bitácora.
• Salud de plataforma: el estado técnico. Es honesta sobre sus límites: la latencia es una medición desde este navegador, y la cola de prospectos pendientes es la de este dispositivo, no la de todos los que están capturando en el piso.

19 · Las secciones comerciales

Para qué sirve. Este grupo es la venta del servicio de Sitemap al expositor: a quién se le ofreció, quién contrató, quién pagó y cuánto se le debe a quien lo vendió. No es la venta del stand por parte de la expo.

Red de seguridad

• Cancelar una cotización exige motivo y avisa que lo ya cobrado no se devuelve solo. Se puede deshacer la cancelación.
• Pagar una comisión tiene tope en el saldo real: no deja pagar de más.
• Dar de baja a un vendedor obliga a decidir a quién pasan sus tratos abiertos; los ya cerrados no se mueven, porque esa comisión ya se ganó.
• Suspender a un expositor por falta de pago nunca es automático. El sistema arma la lista de quién lleva días con saldo vencido, con su monto, y una persona decide. Cortarle la ficha a un cliente por un dato mal capturado no se arregla con una disculpa.

20 · El día del evento

Los días de la expo el panel se usa distinto: de pie, con una mano, con el WiFi del recinto peleado. Estas son las cuatro cosas que importan.

1. Imprimir en papel lo que no puede fallar. Antes de salir de la oficina: Imprimir lista desde el Mapa (qué stand es de quién) y Descargar lista desde Entrega de kits. El papel es el plan B del WiFi del recinto, y el recinto siempre gana.

2. Entregar kits desde el teléfono.Entrega de kits abre filtrada en "Por entregar" y ordena primero a quien ya tiene stand, que son a los que se puede ir a buscar. Se busca por número de stand, se registra quién recibió, se sigue caminando.

3. Mirar Salud una vez en la mañana. "Necesita atención hoy" junta en un lugar lo que hay que resolver: fichas por moderar, publicados sin stand, correos que no salieron.

4. Instalar el sitio en el teléfono. El sitio del visitante funciona sin señal una vez instalado: el mapa y el catálogo quedan guardados. El panel no: para entrar a /admin hace falta conexión. Si el WiFi se cae, lo que queda es el papel del paso 1.

Y una cosa más, para después: cuando termine el evento, archivar la expo desde Expos y arrancar la siguiente copiando categorías y agenda desde Categorías → Traer de otra expo. Nada se pierde y no se empieza de cero.

21 · Lo que la plataforma no hace

Esta lista es tan importante como el resto del manual. Saber qué no hay evita planear el evento contando con algo que no existe.

22 · A quién escribirle

Antes de escribir, dos cosas ahorran una vuelta completa: qué sección y qué expo estaba activa, y qué decía exactamente el mensaje que apareció. Una captura de pantalla vale más que la descripción del mensaje.

Los documentos hermanos de este viven en el mismo sitio: el manual del expositor (el que se le entrega a cada empresa), los requerimientos (todo lo que hace el producto, función por función) y el changelog (qué cambió en cada versión, y por qué).